Política de frotas: qual sua importância para a gestão?
Gestão - 24 de março de 2022
Assim como num jogo de futebol, para uma frota funcionar bem é preciso ter regras. No post de hoje vamos detalhar sobre a política de frotas, que tem como objetivo esclarecer o que são os direitos e deveres de todos os envolvidos nesta área da empresa. Quer saber mais? Então se liga!
Afinal, o que é uma política de frota?
Ter regras claras é fundamental para o bom trabalho que qualquer cargo de gestão. É importante contar com um documento com todos os pontos detalhados e regulamentados, que descreva desde o funcionamento, utilização até a gestão de fornecedores e os procedimentos internos da empresa.
Esse documento é conhecido como “política de frotas” e tem a função de dar suporte aos gerentes e demais colaboradores na condução das atividades diárias. A política de frotas é a base para a estrutura da gestão, formalizando todas as práticas da frota de maneira organizada e eficiente, ajudando, inclusive, no uso mais racional dos recursos e otimização de custos.
O que deve entrar nas regras da política de frota?
Para que o documento seja claro e cumpra com a sua função, algumas informações não podem ficar de fora. O documento deve determinar, por exemplo:
- A finalidade de cada veículo;
- Quais colaboradores podem utilizá-los;
- Quais serão a regras para o uso;
- Quem será o responsável pelo pagamento de multas de trânsito e avarias nos carros;
- Outras normas que sejam pertinentes para o bom uso e funcionamento da frota.
A recomendação é que os colaboradores recebam uma cópia do documento e o assinem para ter ciência das regras que foram definidas como política de frota da empresa. Somente com uma divulgação efetiva e clara a todos os colaboradores é que se terá o sucesso de uma Política de frota.
Modelos de políticas de frotas corporativas
Existem muitos modelos disponíveis online para redigir as normas das frotas. Para te ajudar, separamos aqui as principais informações que devem estar contidas no documento:
- Cabeçalho: introdução do conteúdo, com a identificação da empresa, com logomarca, nome do setor responsável, data de criação e atualização, versão e quantidade de páginas.
- Objetivos: definição dos objetivos da política de uso de veículos corporativos.
- Diretrizes para a utilização: regras descritas detalhadamente, que envolvem o uso e todos os aspectos relacionados aos veículos da frota;
- Matriz de responsabilidades: descreve e define as boas práticas que devem ser seguidas por todos os envolvidos.
- Colaboradores elegíveis: definição de quem são os profissionais aptos a usar os veículos e quais serão os critérios utilizados;
- Tipos e categorias dos veículos: classificação dos veículos operacionais (que são utilizados diretamente para a execução das atividades da empresa) e veículos como benefício (concedidos como parte do pacote de benefícios para alguns colaboradores). Têm de estar inclusos os cargos elegíveis ao auxílio e os valores dos veículos referentes a cada um deles.
- Anexos: lista dos documentos anexos à política de frotas, como o termo de responsabilidade pela utilização dos veículos, checklist de inspeção.
- Assinaturas: na parte final do documento, deve constar a assinatura do responsável pelo setor e a data da elaboração ou atualização.
Qual a importância da política de frota no dia a dia de uma empresa?
A política de frotas não deve ser algo restrito apenas a um grupo, mas sim, deve estar integrada à cultura da empresa. É importante também divulgar o documento de forma ampla e transparente para que todos os envolvidos tenham pleno conhecimento do seu conteúdo, desde condutores, usuários até profissionais do alto escalão da empresa.
Com todas as regras e funções detalhadas fica mais fácil para os colaboradores terem consciência de seus direitos e deveres, além de ajudar a ter uma frota mais fluida, produtiva e econômica. Separamos aqui mais alguns motivos para que a sua empresa adote uma política de frotas. Confira!
Veículos padronizados
Se a empresa faz o uso gráfico de padronização dos veículos, o documento deve conter as especificações da plotagem ou se existe diferenciação de cor dos carros para níveis hierárquicos ou setores, por exemplo. Esse é um dos primeiros passos para uma gestão mais otimizada.
Evitar problemas na justiça
Já ouviu aquele ditado: “O combinado não sai caro”? Pois é! É de extrema importância que a política da sua frota detalhe e especifique as responsabilidades de cada um dos colaboradores dentro da gestão. Vale incluir todas as áreas da empresa que são impactadas pela operação na validação do documento para evitar erros, desentendimentos ou até mesmo um eventual problema na justiça.
Definir funções e responsabilidades
Muitas perguntas e dúvidas surgem na hora da construção de um documento de política de frotas e nele devem constar as respostas a todas essas perguntas, principalmente quanto às funções dos colaboradores. Quais profissionais serão responsáveis pelo abastecimento dos veículos? Qual será a metodologia de controle de manutenções e abastecimentos da frota? Quem será responsável pelas multas e sinistros?
De acordo com a empresa, podem surgir diferentes funções para abarcar todas as etapas e responsabilidades específicas a serem definidas para cada cargo. Ouça as pessoas que trabalham diretamente no setor para que essa construção seja coletiva e contemple todos os colaboradores.
Veja também: Saiba o que faz um gestor de frotas
E aí, gostou do conteúdo? Conseguiu entender a importância de uma política de frotas clara e bem divulgada? Caso você ainda tenha alguma dúvida, deixe um comentário abaixo que responderemos! Para mais dicas é só continuar acompanhando o Blog Veloe. Aproveite e conheça também os serviços de gestão de frotas da Veloe. Mais praticidade e eficiência no dia a dia da sua empresa!